Slimmer werken betekent sneller je doelen bereikt, zonder harder te moeten werken. Dat wil toch iedereen? De grote vraag is echter hoe je daadwerkelijk slimmer kunt werken. Wij geven je graag een voorzet met deze 8 tips.

Slimmer werken begint met het maken van een overzicht. Breng alles in kaart dat je de komende periode moet doen. En dan hebben we het niet over al die rondslingerende kladjes! Zorg dat je een compleet beeld hebt door één overzicht te maken van al jouw taken. Dit kan op papier maar er zijn ook verschillende online to-do lists die je gemakkelijk kunt maken.

Pak je kersverse overzicht erbij en lees ‘m goed door. Het is nu zaak prioriteiten te stellen, oftewel heel bewust bepalen wat het belangrijkste is én wat niet. Je sorteert je taken op basis van urgentie en hoe belangrijk ze zijn. De dingen die écht belangrijk zet je vervolgens bovenaan je planning.

Je hebt een overzicht gemaakt en de prioriteiten bepaald. Tijd om deze informatie te vertalen naar een dag-, week- en maandplanning. Plan eerst tijd- en datumgebonden taken in. Vul daarna de rest in op basis van prioriteit. Belangrijk: schat zo reëel mogelijk in hoe lang je ergens mee bezig bent.
 

Plan je agenda niet voor de volle 100 procent vol. Op die manier houd je altijd tijd over voor uitloop van werkzaamheden en spoedklussen. Kies voor een buffer van 25 procent van je tijd, zeker als last-minute verzoeken een veelvoorkomend onderdeel van je baan zijn. 

Focus je op één taak per keer en geef die taak heel bewust je volledige aandacht. Het helpt daarbij om voor een rustige omgeving te kiezen zonder te veel afleidingen. Kun je de rust echt niet vinden? Schuif je laptop onder je arm en verkas naar een andere locatie. 

Bekijk wat je allemaal nodig hebt om de klus te klaren en zet alles klaar, zodat je niet onnodig je werk hoeft te onderbreken. Verzamel ook alle gelijksoortige klussen, zodat je ze in één keer kunt te verwerken. Leeg dus één keer per dag je mailbox en kies één moment uit om offertes te maken.

Wanneer je vaker dezelfde taken of handelingen uitvoert, kun je deze het beste automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het maken van een template voor veelgebruikte emailteksten. Daar heb je misschien één keertje wat extra werk aan, maar daarna werk je dagelijks een stuk slimmer!

Blijf je het maar druk, druk, druk houden? Kijk dan waar het probleem precies zit. Houd je werkzaamheden een paar weken lang nauwgezet bij. Schrijf alles op, van kwartier tot kwartier. Door op deze manier een logboek bij te houden, kun je tijdverslinders opsporen én vervolgens aanpakken.